Dengan perkembangan zaman sekarang, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat. Banyak bermunculan berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih seperti telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan sampai sekarang masih tetap terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu. Komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Namun masih banyak ditemukan dalam suatu instansi atau perusahaan yang melakukan berbagai kesalahan dalam proses pengelolaan surat atau data-data penting yang ada.


Seperti ditemukannya data atau surat tercecer ataupun rusak. Kegiatan pengelolaan surat ini termasuk suatu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dan kegiatan pengelolaan surat itu dapat berbeda bagi setiap instansi. Kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh karena isi surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari organisasi atau instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Seperti halnya pada suatu organisasi baik swasta maupun negeri masih memerlukan penanganan prosedur tata persuratan yang baik. Prosedur pengelolaan surat masuk yang baik meliputi : pengelompokan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat sedangkan untuk surat keluar meliputi : pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat.

Implementasi Penggunaan IT dalam Surat Menyurat

Seiring perkembangan teknologi sekarang ini maka pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat di implementasikan ke dalam program komputer yang mempunyai kelebihan sebagai berikut :

  • Dapat mempersingkat waktu dalam proses pengelolaan surat
  • Memberikan kemudahan bagi user dalam mengelola surat, membuat disposisi dan memperoleh informasi mengenai surat masuk dan surat keluar
  • Memudahkan pengontrolan disposisi surat

Contoh Sistem Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Membuat suatu program aplikasi dapat menggunakan bahasa pemrograman baik berbasis desktop maupun web berdasarkan pedoman perancangan dan implementasi dari penelitian sampai coding serta testing program.

  1. Tampilan Login :

2. Tampilan Halaman Utama :

3. Tampilan Klasifikasi Surat :

4. Tampilan Buku Agenda :

5. Tampilan Surat Masuk :

6. Tampilan Surat Keluar :

7. Tampilan Instansi :

Untuk mencoba username : admin serta password : admin

link download source code  aplikasi-surat

 

2 thoughts on “Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *